Migration von Debitorendaten mit Vorlagen vorbereiten
Nachdem Sie die Einrichtungsdaten in die neue Datenbank importiert und dort angewendet haben, können Sie mit dem Migrieren der vorhandenen Stammdaten des Debitors beginnen, beispielsweise Artikel- und Debitorennummern sowie Namen. Um sicherzustellen, dass diese Daten schnell und genau im neuen Mandanten erstellt werden, sollten Sie Vorlagen verwenden, um die Daten zu strukturieren.
Normalerweise erstellen Sie Datenvorlagen für die folgenden Stammdatentabellen:
- Kontakte
- Debitor
- Artikel
- Kreditor
Sie können jedoch eine Vorlagenstruktur erstellen und diese auf jede beliebige Tabelle in Business Central anwenden.
Tip
Sie können auch Datenvorlagen für tägliche Arbeitsgänge verwenden, um neue Datensätze zu erstellen, die auf Vorlagen basieren. Diese Datenvorlagen funktionieren nur für die unterstützten Stammdatentabellen. Weitere Informationen finden Sie unter Neue Artikel registrieren.
Wenn Sie Debitorendaten aus einer Datei importieren, z. B. für Artikel, werden die Daten, die Sie angegeben haben, aus der verknüpften Datenvorlage entnommen. Wenn Sie einen neuen Artikel erstellen, geben Sie nur allgemeine Informationen wie Artikelname, Beschreibung und Preis ein und erfassen dann die restlichen Pflichtfelddaten aus einer ausgewählten Datenvorlage.
Wenn Sie einen neuen Masterdatensatzes wie eine Debitorenkarte erstellen, sind einige Felder zwingend und müssen ausgefüllt werden. Sie können die meisten Pflichtfelder wie Buchungsgruppen und Zahlungsbedingungen gruppieren, damit die Erstellung von Masterdatensätzeb einfacher und stabiler ist,. Beispielsweise können Sie Pflichtfelder für Tabelle 18, Debitor, unter der Art Inland, Ausland oder Exportieren gruppieren.
Note
Felder vom Typ Blob können nicht mithilfe von Excel exportiert/importiert werden.
So wählen Sie eine Datenvorlage aus
Wenn Sie eine vorhandene Datenvorlage auswählen, müssen Sie bewerten, ob die Vorlagen, die für den neuen Mandanten erstellt wurden, für den Debitoren ausreichen. Sehen Sie sich die bereitgestellten Felder und Werte an, um zu ermitteln, welche Vorlagen sich für ein neues Unternehmen eignen.
Tip
Datenvorlagen ermöglichen jedoch auch das schnelle Erstellen neuer Datensätze. Verwenden Sie diese für eine schnellere und genauere Erstellung von Daten. Weitere Informationen finden Sie unter Neue Artikel registrieren.
- Wählen Sie das Symbol
aus, geben Sie Konfigurationsvorlagen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. - Auf der Seite Config. Vorlagen wählen Sie aus der Liste eine Datenvorlage, und wählen die Bearbeiten Aktion aus.
Wenn die Standardvorlagen nicht Ihren Anforderungen entsprechen, können Sie neue Vorlagen erstellen oder einer vorhandenen Vorlage Felder hinzufügen. Wenn die Standardvorlagen ausreichen, können Sie sie zum Erstellen von Datensätzen verwenden, die auf Stammdatenvorlagen basieren.
Erstellen Sie eine neue Datenvorlage.
Sie können eine neue Datendatensatzvorlage erstellen, wenn die Standardvorlagen nicht den Anforderungen des neuen Mandanten entsprechen.
Tip
Wenn Sie mehr als eine Vorlage erstellen, ist es nützlich, für das Feld Code eine Benennungskonvention zu verwenden.
Jede Vorlage besteht aus einer Kopfzeile und einer Zeile für jedes Feld, das in die Vorlage aufgenommen werden soll. Wenn Sie eine Vorlage erstellen, können Sie angeben, welche Felder immer Daten eines bestimmten Typs anwenden sollen. Beispielsweise können Sie Vorlagen eines anderen Debitors erstellen, um auf Arten eines anderen Debitors angewendet wird. Wenn Sie den Debitor mithilfe einer Vorlage erstellen, können Sie die Daten der Vorlage verwenden, um bestimmte Felder vorab auszufüllen.
Kopieren Sie eine vorhandene Datenvorlage.
Sie können eine neue Datenvorlage schnell erstellen, indem Sie Informationen aus einer vorhandenen Datenvorlage kopieren, die Sie dann bearbeiten.
- Öffnen Sie die Seite Konfigurationsvorlage.
- Wählen Sie die Aktion Neu aus.
- Füllen Sie das Feld Code aus.
- Wählen Sie die Aktion Von Konfigurationsvorlage kopieren aus.
- Auf der Seite Konfigurationsvorlagen wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus, um sie zu kopieren und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.
Die Tabellen-ID, der Tabellenname und die vorhandenen Datenvorlage werden in die neue Vorlage eingefügt.
So erstellen Sie einen Datenvorlagenkopf manuell
- Öffnen Sie die Seite Konfigurationsvorlage.
- Wählen Sie die Aktion Neu aus.
- Füllen Sie das Feld Code aus.
- Geben Sie im Feld Tabellen-ID die Tabelle ein, zu der diese Vorlage gehört. Das Feld wird nach der Eingabe im Feld Tabellenname automatisch ausgefüllt, wenn das Feld Tabellen-Id festgelegt ist.
So erstellen Sie einen Datenvorlagenzeile manuell
Wählen Sie in der ersten Zeile im Feld den Feldnamen aus. Die Seite Feldliste zeigt die Liste der Felder in der Tabelle an.
Wählen Sie ein Feld aus, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK. Das Feld Felderfassun g wird mit dem Feldnamen ausgefüllt.
Geben Sie im Feld Standardwert einen geeigneten Wert ein. In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise einen Wert verwenden, der nicht einem in der Datenbank vorhandenen Wert entspricht. In diesem Fall können Sie das Kontrollkästchen Relationenprüfung überspringen aktivieren, um zu ermöglichen, Daten ohne Fehler zu verwenden.
Tip
Da das Feld Standardwert keinen Lookup zu den entsprechenden Business Central-Feldoptionen hat, kopieren Sie den gewünschten Wert von der entsprechenden Seite in die Vorlage.
Wählen Sie das Kontrollkästchen Notwendig, wenn Benutzer das jeweilige Feld ausfüllen müssen.
Note
Das Kontrollkästchen dient nur zur Information. Keine Geschäftslogik wird erzwungen. So können Sie beispielsweise einen Auftrag erst fakturieren und buchen, wenn Buchungsgruppen eingerichtet wurden. Sie können das Kontrollkästchen Notwendig auswählen, sodass diese Felder den Benutzer diese ausfüllen und dadurch einen Buchungsfehler später vermeiden lassen.
Geben Sie im Feld Referenz nach Bedarf Informationen zu dem Feld ein.
Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
Exportieren einer Vorlage in Excel
Sie können schnell eine Excel-Arbeitsmappe erstellen, die als Vorlage dient und auf der Struktur einer vorhandenen Datenbanktabelle basiert. Sie können die Vorlage dann verwenden, um Debitorendaten in einem konsistenten Format für den späteren Import in Business Central zu erfassen.
- Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Konfigurationsarbeitsblatt ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Fügen Sie der Liste eine Tabelle hinzu, oder wählen Sie eine vorhandene Tabelle aus. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Mandanten-Konfiguration in einem Arbeitsblatt.
- Wählen Sie die Aktion Felder anzeigen, um die Felder aus der Tabelle zu definieren, die Sie in die Vorlage aufnehmen möchten.
- Wählen Sie die Aktion Vorlageninhalt exportieren aus.
- Benennen und speichern Sie die .xlsx-Datei. Die Excel-Arbeitsmappe wird automatisch geöffnet.
Sie können jetzt in die Excel-Arbeitsmappe Debitorendaten eingeben. Wenn Sie mehrere Tabellen exportiert haben, befindet sich jede Tabelle in einem eigenen Arbeitsblatt. Speichern Sie die Arbeitsmappe, bevor Sie mit der folgenden Vorgehensweise fortfahren.
Note
Wenn Sie eine englischsprachige Version von Excel nutzen, Ihre regionalen Einstellungen aber für eine andere Sprache konfiguriert haben, kann der folgende Fehler auftreten: "Old format or invalid type library." Um diesen Fehler zu beheben, prüfen Sie, ob das Language Pack für die andere Sprache installiert ist.
So importieren Sie aus einer Vorlage in Excel
- Auf der Seite Config. Arbeitsblatt wählen Sie die Aus Vorlage importieren Aktion aus.
- Navigieren Sie zum Vorlagenvorschlag, den Sie erstellt haben, und wählen Sie die Aktion Öffnen.
- Um der gesammelten Debitorendaten der Datenbank hinzuzufügen, wählen Sie die Daten übernehmen Aktion.
Wenn Sie Daten aus einer Vorlage in Excel auf eine Tabelle anwenden, der auch im Konfigurationspaket eine Konfigurationstabelle zugeordnet ist, werden auch die Standardfeldwerte aus der Konfigurationstabelle angewendet.
Jeder Datensatz, dessen Daten auf diese Weise angewendet werden, ist vollständig, da er aus den Daten besteht, die von einem Benutzer in Excel eingegeben werden, plus der Standardwerte, die die Konfigurationsvorlage angibt.
Note
Wenn die Daten in den Tabellen im Konfigurationspaket Datumsangaben enthalten, z. B. Buchungsdatumsangaben auf Rechnungen, werden die Datumsangaben in der Zeitzone berücksichtigt, die in Business Central angegeben ist.
So erstellen Sie einen Datensatz aus einer Konfigurationsvorlage
Sie können die Struktur der Daten verwenden, die in den Datenvorlagen enthalten ist, um Ihre Informationen nacheinander in Datensätze in der Datenbank umzuwandeln. Verwenden Sie zu diesem Zweck die Funktion Instanz erstellen. Dies ist eine abgespeckte Version des Datenmigrationsprozesses und kann für das Erstellen von Prototypen oder für kleinere Aufgaben der Datenerstellung hilfreich sein.
Die folgenden Schritte veranschaulichen, wie eine Artikelkarte aus einer Artikeldatenvorlage erstellt wird. Mit demselben Verfahren können Sie einen Datensatz aus jeder beliebigen Datenvorlage erstellen.
- Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Konfigurationsvorlagen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Wählen Sie die entsprechende Element-Vorlage und wählen Sie dann die Aktion Bearbeiten aus. Weitere Informationen finden Sie unter So erstellen Sie eine Datenvorlage.
- Wählen Sie die Aktion Instanz erstellen aus. Eine Artikelkarte wird erstellt.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
- Um die neue Elementkarte zu überprüfen, wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Elemente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Öffnen Sie eine neue Artikelkarte.
- Erweitern Sie verschiedene Inforegister und vergewissern Sie sich, dass die Informationen korrekt in ihnen erstellt wurden.
So verwenden Sie eine Konfigurationsdatenvorlage bei einem Datensatz
Sie können eine Datenvorlage bei jedem beliebigen Datensatz anwenden, der in Business Central vorhanden ist, und diese Methode verwenden, um einen Datensatz zu ändern oder zu bearbeiten. Hierbei werden jedoch vorhandene Werte im Datensatz mit denen der Vorlage überschrieben. Deshalb sollten Sie behutsam vorgehen, wenn Sie eine Vorlage bei vorhandenen Datensätzen anwenden.
Warning
Die Vorlage anwenden-Funktion überschreibt vorhandene Daten in einem Datensatz. Wenn diese Funktion bei der Stammdatenmigration verwendet wird, überschreibt sie die importierten Daten, wenn Sie Datensätze erstellen.
Das folgende Verfahren basiert auf einer Debitorenkarte.
- einen Debitoren erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Neue Debitoren registrieren.
- Wählen Sie auf der Seite Debitorenkarte die Aktion Vorlage anwenden aus.
- Auf der Seite Debitorenvorlagen wählen Sie eine der Vorlagen aus, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.
Die Standardwerte aus der ausgewählten Debitorenvorlage werden in die Debitorenkarte eingefügt.
Siehe auch
Einrichten eines Unternehmens mit RapidStart Services
Verwaltung
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