Exemplarische Vorgehensweise: Einrichten und Fakturieren von Verkaufsvorauszahlungen

Note

Diese exemplarische Vorgehensweise erfordert Beispieldaten, die nicht im Standard-Demounternehmen in Business Central verfügbar sind. Weitere Informationen finden Sie unter So erstellen Sie ein Unternehmen mit vollständigen Beispieldaten in einer Sandbox.

Vorauszahlungen sind Zahlungen, die vor der finalen Fakturierung fakturiert und auf einen Vorauszahlungsauftrag (Einkauf oder Verkauf) gebucht werden. Sie können z. B. eine Anzahlung vor der Auftragsfertigung von Artikeln oder eine Zahlung vor der Lieferung an einen Debitoren verlangen. Mithilfe der Vorauszahlungsfunktion von Business Central können Sie Anzahlungen von Debitoren fakturieren und einfordern oder Anzahlungen an Kreditoren leisten. Somit können Sie sicherstellen, dass alle Zahlungen mit einer Rechnung ausgeglichen werden.

Die Vorauszahlungsanforderungen können für einen Debitor, einen Kreditor, für alle Artikel oder für ausgewählte Artikel definiert werden. Nach dem Festlegen der erforderlichen Einstellungen können Vorauszahlungsrechnungen für den berechneten Vorauszahlungsbetrag auf der Grundlage von Aufträgen und Bestellungen generiert werden. Die Standardbeträge auf der Rechnung können Sie je nach Anforderung ändern. Sie haben zum Beispiel auch die Möglichkeit zum Senden weiterer Vorauszahlungsrechnungen, für den Fall, dass dem Auftrag weitere Artikel hinzugefügt wurden.

Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise

In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Szenarios behandelt:

• Einrichten von Vorauszahlungen
• Erstellen eines Auftrags, der eine Vorauszahlung erfordert
• Erstellen einer Vorauszahlungsrechnung
• Korrigieren der Vorauszahlungsanforderungen für einen Auftrag
• Ausgleichen von Vorauszahlungen für einen Auftrag
• Fakturieren des Endbetrags für einen Auftrag mit Vorauszahlung

Rollen

Diese exemplarische Vorgehensweise umfasst Aufgaben für folgende Rollen:

• Debitorenbetreuerin (Heike)
• Auftragsbearbeiterin (Martha)
• Debitorenadministrator (Peter)

Hintergrund

Heike ist eine Debitorenbetreuerin. In dieser wird festgelegt, welche Debitoren eine Anzahlung leisten müssen, bevor Artikel hergestellt oder geliefert werden. Heike hat Business Central eingerichtet, um Vorauszahlungen automatisch zu berechnen.

Marta ist eine Verkaufsauftragsbearbeiterin. Wenn ein Debitor eine telefonische Bestellung tätigt, gibt sie die Auftragsdaten in das System ein, während sie mit dem Debitoren telefoniert. Auf diese Weise lassen sich Preise und Zahlungsbedingungen sofort absprechen, und sie hat die Möglichkeit, den Auftrag noch während des Gesprächs mit dem Debitoren anzupassen.

Peter arbeitet in der Debitorenabteilung, wo er Rechnungen und Zahlungen bucht.

In diesem Szenario richtet Heike basierend auf der Kreditgeschichte Vorauszahlungsanforderungen für den Debitoren Blütenhaus GmbH ein. Sie informiert Martha, wie Aufträge dieses Debitoren gehandhabt werden sollen.

Wenn der Debitor anruft, verhandelt Martha mit ihm, bis sie eine Vereinbarung erreichen. Sie kann dann wählen, die Vorauszahlung auf mehrere unterschiedliche Arten zu berechnen.

Nachdem Martha die Vorauszahlungsrechnung gesendet hat, bestellt der Debitor einen weiteren Artikel. Martha aktualisiert den Auftrag und erstellt eine zweite Vorauszahlungsrechnung.

Peter erfasst die Zahlung des Debitoren und gleicht sie mit den Rechnungen aus. Anschließend sendet er die endgültige Rechnung.

Einrichten von Vorauszahlungen

Die Debitorenbetreuerin Heike richtet das System zur Verarbeitung von Vorauszahlungen für Debitoren ein.

• Heike entscheidet sich, für Vorauszahlungen die gleichen Nummernserien zu verwenden wie für die Fakturierung von Verkaufsaufträgen.
• Heike richtet die Anwendung so ein, dass die Notwendigkeit von Vorauszahlungen vor der endgültigen Fakturierung eines Auftrags überprüft wird.
• Heike legt Standardwerte für den erforderlichen Vorauszahlungsprozentsatz für bestimmte Artikel und Debitoren fest.

In den folgenden Verfahren wird beschrieben, wie Sie Heikes Aufgaben ausführen:

So richten Sie Nummernserien für Vorauszahlungen ein

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Einrichten von Verkauf und Forderungen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2. Erweitern Sie auf der Seite Verkauf und Erhalt Einr. das Inforegister Nummerierung.
3. Vergewissern Sie sich, dass die Nummernserien für gebuchte Vorauszahlungsrechnungen im Feld Geb. Vorauszahlungs-Rechnungsnr. und gebuchte Verkaufsrechnungen (Gebuchte Rechnungsnummern) sowie die Nummernserien für gebuchte Vorauszahlungsgutschriften (Geb. Vorauszahlungs-Gutschriftennr.) und gebuchte Gutschriften (Gebuchte Gutschriftennr.) übereinstimmen.

Lieferungen für nicht geleistete Vorauszahlung sperren

1. Aktivieren Sie auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. auf dem Inforegister Allgemein die Option Vorauszahlung beim Buchen prüfen.

   Jetzt können Sie einen Auftrag mit nicht bezahltem Vorauszahlungsbetrag nicht liefern oder in Rechnung stellen.

Heike legt standardmäßig fest, dass für den Debitoren 20000 eine Anzahlung in Höhe von 30 % für alle Aufträge fakturiert werden muss. Daher gibt sie einen Standardvorauszahlungsprozentsatz in der Debitorenkarte ein.

Heike legt fest, dass für alle Debitoren eine Anzahlung in Höhe von 20 % für den Artikel 1100 fakturiert werden muss. Debitor 20000 verfügt über eine schlechte Zahlungsvergangenheit Daher verlangt sie vom Debitoren 20000 eine Vorauszahlung von 40 % für die Artikel 1100. Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie Sie standardmäßige Vorauszahlungsprozentsätze einrichten.

So weisen Sie Debitoren und Artikeln Standardvorauszahlungsprozentsätze zu

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Debitoren ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

2. Öffnen Sie das Kartenfenster für Debitor 20000 (Selangorian).

3. Geben Sie im Feld Vorauszahlung % den Wert 30 ein.

4. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die Debitorenkarte zu schließen.

5. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Positionen ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

6. Öffnen Sie die Karte für Debitor 1100.

7. Wählen Sie die Vorauszahlungsprozentsätze Aktion aus.

8. Füllen Sie auf der Seite Verkaufsvorauszahlungs-Prozentsätze zwei Zeilen wie folgt aus:

   Verkaufsart	Verkaufscode	Artikelnr.	Vorauszahlung %
   Debitor	20000	1100	40
   Alle Debitoren		1100	20

   Important

   Abhängig von Ihrem Land/Ihrer Region müssen Sie einen Steuergruppencode in dem Inforegister Fakturierung für Artikel ebenfalls angeben 1000 und 1100 angeben.

9. Schließen Sie alle Seiten.

Ein Konto für Verkaufsvorauszahlung in der allgemeinen Buchungsmatrix angeben

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Buchungsmatrix ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
2. Wählen Sie die Zeile, in der das Feld Geschäftsbuchungsgruppe zu EXPORT und das Feld Produktbuchungsgruppe zu EINZELHANDEL festgelegt wurde, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.
3. Geben Sie auf der Seite Buchungsmatrixkarte Einricht. im Inforegister Verkauf im Feld Verkaufsvorauszahlungs-Kontodas gewünschte Konto an.
4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

Erstellen eines Auftrags, der eine Vorauszahlung erfordert

Im folgenden Szenario erstellt Susan aus der Auftragsabwicklung einen Auftrag, während sie mit einem Debitoren spricht. Die Artikel, die der Debitor bestellt, erfordern eine Vorauszahlung, und der Debitor hat in der Vergangenheit einige Male zu spät gezahlt. Daher wurde Martha angewiesen, einen festen Betrag von 2.000 als Vorauszahlung auf dem Auftrag zu benötigen.

Der Debitor fragt an, 35 % bezahlen zu dürfen; dem kann Martha zustimmen. Daher ändert sie den Auftrag.

Martha erstellt die Vorauszahlungsrechnung und sendet sie an den Debitoren.

So erstellen Sie einen Verkaufsauftrag mit einer Vorauszahlung

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Verkaufsaufträge ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

2. Wählen Sie die Aktion Neu aus.

3. Wählen Sie im Feld Verk. an Deb.-Nr. Feld 20000auswählen

4. Akzeptieren Sie die angezeigte Warnung zum fälligen Saldo.

5. Füllen Sie zwei Verkaufszeilen mit den folgenden Informationen aus.

   Typ	Nr.	Menge
   Artikel	1000	1
   Artikel	1100	1

   Die Vorauszahlungsfelder in der Verkaufszeile sind standardmäßig ausgeblendet und müssen daher angezeigt werden.

6. Vergewissern Sie sich, dass das Feld Vorauszahlung % in der Zeile mit dem Artikel 1000 den Wert 30 enthält. Der Standardwert wurde aus dem Verkaufskopf von der Debitorenkarte übernommen.

   Das Feld Vorauszahlung % in der Zeile mit dem Artikel 1100 enthält 40. Dies ist der Prozentsatz, den Sie auf der Seite Verkaufsvorauszahlungs-Prozentsätze für den Artikel 1100 und den Kunden 20000 eingegeben haben.

   Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Vorauszahlungen.

7. Wählen Sie die Aktion Statistik aus.

8. Im Inforegister Vorauszahlung enthält das Feld Vorauszahlungszeilenbetrag ohne MwSt. den Wert 1.560. Wenn Sie jetzt eine Vorauszahlungsrechnung für den Auftrag erstellen, wird dieser Betrag in der Rechnung angezeigt.

   In diesem Szenario wurde Martha angewiesen, eine Gesamtvorauszahlung in Höhe von 2000 für den Auftrag vorzuschlagen.

   Important

   Abhängig von Ihrem Land/Ihrer Region trifft der nächste Schritt möglicherweise nicht zu.

9. Ändern Sie den Betrag im Feld Vorauszahlungszeilenbetrag ohne MwSt. in 2000, und schließen Sie dann die Seite.

10. Überprüfen Sie das Feld Vorauszahlung % in den Verkaufszeilen. Der Wert wurde neu berechnet und lautet nun 40.81625.

    Die erneute Berechnung beinhaltet alle Zeilen mit einem Vorauszahlungsprozentsatz größer 0.

    Jetzt fragt der Debitor, ob der Vorauszahlungsprozentsatz auf 35 % festgelegt werden kann. Da Marthas Vorgesetzter genehmigt die Änderung.

11. Erweitern Sie auf der Seite Verkaufsauftrag das Inforegister Vorauszahlung % und geben 35 ein.

12. In der Warnung, die erscheint, wählen Sie die Schaltfläche Ja. Eine Rate von 35 % wird als Vorauszahlungsprozentsatz für den gesamten Auftrag angewendet.

13. Überprüfen Sie dann, ob die Zeilen entsprechend aktualisiert wurden.

Erstellen einer Vorauszahlungsrechnung

Nachdem sie die korrekten Vorauszahlungswerte im Auftrag eingegeben hat, erstellt Martha die Vorauszahlungsrechnung und sendet sie an den Kunden.

So erstellen Sie eine Vorauszahlungsrechnung

1. Auf der Seite Verkaufsauftrag wählen Sie die Aktion Vorauszahlungsrechnung buchen aus.

Note

Martha wählt Vorauszahlungsrechnung buchen und drucken und sendet die Rechnung an den Kunden.

Erstellen einer weiteren Vorauszahlungsrechnung

Am folgenden Tag, ruft der Debitor Martha an, und nimmt Änderungen am Auftrag vor. Der Debitor möchte zwei Exemplare des Artikels 1100. Martha öffnet und aktualisiert die Bestellung, und dann erstellt sie eine zweite Vorauszahlungsrechnung auf dem Auftrag und sendet sie an den Debitoren.

So erstellen Sie eine weitere Vorauszahlungsrechnung

1. Auf der Seite Verkaufsauftrag wählen Sie die Aktion Erneut öffnen aus.

2. Geben Sie in der Zeile für den Artikel 1100 im Feld Menge den Wert 2 ein.

   Rollen Sie, um die Vorauszahlungsfelder anzuzeigen. Das Feld Vorauszahlungszeilenbetrag ohne. MwSt. enthält jetzt 630, und das Feld Fakt. Vorauszahlungsbetrag ohne MwSt. enthält 315. Dieses bedeutet, dass ein zusätzlicher Vorauszahlungsbetrag vorhanden ist, der noch nicht fakturiert wurde.

3. Um eine Rechnung über den zusätzlichen Vorauszahlungsbetrag zu buchen, wählen Sie die Aktion Vorauszahlungsrechnung buchen.

Ausgleichen der Vorauszahlungen

Der Debitor bezahlt den Vorauszahlungsbetrag und Peter, der in der Debitorenabteilung arbeitet, registriert die Zahlung und gleicht sie mit den Vorauszahlungsrechnungen aus.

So gleichen Sie eine Zahlung mit den Vorauszahlungsrechnungen aus

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Zlg.-Eing. Buch.-Blätter ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

2. Füllen Sie ein Buchhaltungsprotokoll mit den folgenden Informationen aus.

   Name des Felds	Eingabe
   Belegart	Zahlung
   Kontoart	Debitor
   Kontonr.	20000

3. Wählen Sie die Aktion Posten ausgleichen... aus.

4. Auf der Seite Debitorenpostenausgleich wählen Sie die erste Vorauszahlungsrechnung und dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Ausgleichs-ID setzen aus.

5. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt für die zweite Vorauszahlung.

6. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

   Das Betragsfeld enthält jetzt die Summe der beiden Vorauszahlungsrechnungen.

7. Buchen Sie die Buch.-Blattzeile.

Fakturieren des Restbetrags

Peter wurde darüber informiert, dass die Artikel im Auftrag geliefert wurden und der Auftrag fakturiert werden kann. Peter erstellt die Rechnung für den Auftrag.

So fakturieren Sie den Restbetrag

1. Öffnen Sie den Verkaufsauftrag.
2. Wählen Sie die Aktion Liefern und fakturieren, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

Note

Normalerweise wurde die Lieferung bereits von der Versandabteilung gebucht.

Peter kann die Historie anzeigen, um sicherzustellen, dass die Verkaufsrechnung wie beabsichtigt erstellt wurde.

1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Gebuchte Verkaufsrechnungen ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

Nächste Schritte

In dieser Demonstration wurde beschrieben, wie Sie Business Central zur Verarbeitung von Vorauszahlungen einrichten. Das Einrichten von standardmäßigen Vorauszahlungsprozentsätzen für Debitoren und Artikel wurde erläutert, und Sie haben erfahren, dass zum Berechnen der Vorauszahlungen für einen Auftrag verschiedene Methoden zur Auswahl stehen. Sie haben versucht, dem Auftrag einen Gesamtvorauszahlungsbetrag zuzuweisen, und haben den Vorauszahlungsbetrag vom Programm als Prozentsatz des gesamten Auftrags berechnen lassen.

Zudem wurden das Buchen einer Vorauszahlungsrechnung, Erstellen einer zweiten Vorauszahlungsrechnung bei einer Änderung des Auftrags und das Buchen der endgültigen Rechnung für den Restbetrag erläutert.

Die Vorauszahlungsfunktion in Business Central erleichtert das Einrichten und Anwenden von Vorauszahlungsregeln für Debitoren und Artikel und ermöglicht es Ihnen, jede Zahlung für eine Rechnung zu buchen.

Siehe auch

Fakturieren von Vorauszahlungen
Finanzen
Arbeiten mit Business Central
Exemplarische Vorgehensweisen für Geschäftsprozesse