Vorgehensweise: Elektronische Belege empfangen und konvertieren

Die generische Version von Business Central unterstützt das Empfangen von elektronischen Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format, das von den wichtigsten Anbietern von Belegaustauschdiensten unterstützt wird. Um beispielsweise eine Rechnung von einem Kreditor in Form eines elektronischen PEPPOL-Belegs zu erhalten, verarbeiten Sie den Beleg auf der Seite Eingehende Belege, um diesen in eine Einkaufsrechnung oder Fibu Buch.-Blattzeile in Business Central zu konvertieren.

Zusätzlich zur Empfangen von elektronischen Dokumenten direkt von Handelspartnern können Sie elektronische Belege von einem OCR-Dienst erhalten, der Ihre PDF- oder Bilddateien in elektronische Belege umgewandelt hat.

Bevor Sie elektronische Belege durch den Belegaustauschdienst empfangen können, müssen Sie verschiedene Stammdaten (wie Firmendaten, Kreditoren, Artikel und Einheiten) einrichten. Diese werden verwendet, um Geschäftspartner und Artikel zu identifizieren, wenn Daten in Elementen im eingehenden Beleg zu Feldern in Business Central konvertiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Belegaustausch-Dienst.

Bevor Sie elektronische Belege vom OCR-Dienst empfangen können, müssen Sie die vorkonfigurierte Serviceverbindung einrichten und aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Eingehende Belege einrichten.

Der Verkehr von elektronischen Belegen in und aus Business Central wird durch die Funktion Aufgabenwarteschlange verwaltet. Bevor Sie elektronische Belege empfangen können, muss die betreffende Projektwarteschlange gestartet werden.

Sie können die Konvertierung von elektronischen Belegen entweder manuell beginnen, wie in diesem Verfahren beschrieben, oder Sie können einen Workflow aktivieren, der elektronische Belege automatisch konvertiert, wenn sie eintreffen. Die generische Version von Business Central enthält die Workflowvorlage Eingehenden elektronischen Beleg über OCR bis Einkaufsrechnung öffnen – Workflow, die in einen Workflow kopiert und aktiviert werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow

Note

Wenn Sie die aus dem OCR-Service erhalten elektronischen Belege in die Belege oder Buch.-Blattzeilen in Business Central umwandeln, dann werden mehrere Zeilen im Herkunftsbeleg in einer Zeile summiert. Die einzelne Zeile hat den Typ "Sachkonto" und die Felder Beschreibung und Sachkonto Nr. sind leer. Felder sind leer. Der Wert im Feld Betrag entspricht dem Gesamtbetrag ohne MwSt. aller Zeilen im Herkunftsbeleg.

Um sicherzustellen dass Beschreibung und Nr. Felder ausgefüllt sind, können Sie die Schaltfläche Text zu Konto zuordnen auf der Seite Eingehende Belege auswählen. Hiermit legen Sie fest, dass ein bestimmter Rechnungstext immer einem bestimmten Soll- oder Habenkonto in der Finanzbuchhaltung zugeordnet wird. Dadurch wird das Feld Beschreibung in Belegen oder Buch.-Blattzeilen, die aus einem elektronischen Beleg für diesen Kreditor oder Debitor erstellt werden, mit dem entsprechenden Text ausgefüllt, und das Feld Sachkonto Nr. Feld mit dem fraglichen Konto ergänzt.

Anstelle der Zuordnung zu einem Sachkonto können Sie auch ein Bankkonto zuordnen. Dies ist beispielsweise für elektronische Belege für Ausgaben nützlich, die bereits bezahlt wurden, für die Sie jedoch eine Fibu Buch.-Blattzeile erstellen möchten, die auf ein Bankkonto buchen kann.

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Kreditorenrechnungen empfangen und in eine Einkaufsrechnung in Business Central konvertieren können. Der Vorgang ist derselbe wie beim Konvertieren einer Kreditorenrechnung in eine Fibu Buch.-Blattzeile.

So empfangen Sie eine elektronische Rechnung und konvertieren sie in eine Einkaufsrechnung:

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die Funktion „Sie wünschen“ öffnet aus, geben Sie Eingehende Belege ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

  2. Markieren Sie die Zeile für den Eingangsdatensatz, der eine neue elektronische Eingangsrechnung darstellt, und wählen Sie dann die Aktion Bearbeiten.

    Auf der Seite Eingehende Belege wird die entsprechende XML-Datei angehängt, und die meisten Felder werden mit den Informationen aus der elektronischen Rechnung ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter So geht's: Eingehende Belege erstellen.

  3. Wählen Sie im Feld Datenaustauschart die Option PEPPOL - Rechnung oder OCR - Rechnung aus, je nachdem, woher der elektronische Beleg stammt.

  4. Um Text in der Kreditorenrechnung einem bestimmten Sollkonto zuzuordnen, wählen Sie auf der Registerkarte Aktion in der Gruppe Allgemein die Option Text zu Konto zuordnen, und füllen Sie dann die Seite Kontozurodnungs aus.

  5. Wählen Sie die Aktion Dokument erstellen.

    Eine Einkaufsrechnung wird in Business Central basierend auf den Daten im elektronischen Beleg erstellt.

    Überprüfungsfehler, die üblicherweise mit falschen oder fehlenden Stammdaten in Business Central zusammenhängen, werden im Inforegister Fehlermeldungen angezeigt.

Siehe auch

Verwalten von Verbindlichkeiten
Eingehende Belege
Einrichten des Senden und Empfangen von elektronischen Belegen
Daten elektronisch austauschen
Allgemeine Geschäftsfunktionen