Sharepoint als Cloud-Speicher einrichten

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Ihr Business Central (mithilfe von BEYOND CloudConnector) mit Sharepoint verbinden.
Die Anbindung von Sharepoint ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff und die Bearbeitung von in der Cloud gespeicherten Dateien, ohne Business Central verlassen zu müssen.

Note

Berechtigungen in Microsoft Azure erforderlich
Für die nachfolgenden Beschreibungen sind Administratorberechtigungen in Microsoft Azure erforderlich. Für die Einrichtung der Verbindung müssen dazu berechtigt sein, Apps zu registrieren, API-Berechtigungen hinzuzufügen und einen geheimen Schlüssel zu erstellen. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung benötigen oder diesbezüglich Fragen haben, können Sie uns gern unter info@beyondit.gbmh kontaktieren.

Führen Sie die nachfolgenden Schritte durch, um Sharepoint in Business Central anzubinden:

• Anwendung in Microsoft Azure registrieren
• API-Berechtigungen hinzufügen
• Zugriffsdaten vorbereiten
  • Anwendungs-ID (Client) kopieren
  • Geheimen Schlüssel erzeugen und kopieren
  • Autorisierungs-URL kopieren
  • Weiterleitungs-URL erstellen und kopieren
  • Zugriffstoken-URL kopieren
• CloudConnector mit Sharepoint in Business Central anbinden

Anwendung in Microsoft Azure registrieren

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Anwendung (Beyond CloudConnector) in Microsoft Azure registrieren.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Webseite http://www.portal.azure.com/ und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie in der Menüleiste von Microsoft Azure auf den Menüpunkt App-Registrierungen.

   

   App-Registrierung

3. Die Seite App-Registrierungen wird angezeigt. Klicken Sie in der Menüleiste auf Neue Registrierung.

   

   Neue Anwendung registrieren

4. Geben Sie unter Name eine passende Bezeichnung für die neue Anwendung ein. Wir empfehlen den Namen BEYOND CloudConnector zu verwenden.
5. Unter Unterstützte Kontotypen wählen Sie die Option Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis aus.
6. Um die Registrierung der Anwendung abzuschließen, klicken Sie auf Registrieren.

Sie haben eine neue Anwendung in Microsoft Azure registriert. Dieser registrierten Anwendung (BEYOND CloudConnector) müssen Sie für die Verbindung zu Business Central, Microsoft Graph und Sharepoint die entsprechenden API-Berechtigungen hinzufügen.

API-Berechtigungen hinzufügen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die API-Berechtigungen hinzufügen, die für den Datenaustausch (Read, Write und Manage) erforderlich sind. Sie müssen Berechtigungen für drei Programmschnittstellen (APIs) konfigurieren. Die verwendeten Schnittstellen sind Sharepoint, Dynamics 365 Business Central und Microsoft Graph.

Um die API-Berechtigungen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wenn Sie die Webseite für Microsoft Azure noch nicht geöffnet haben, klicken Sie auf den nachfolgenden Link und melden Sie sich an: http://www.portal.azure.com/.
2. Klicken Sie in der Menüleiste von Microsoft Azure auf den Menüpunkt App-Registrierungen.

   

   App-Registrierungen

3. Die Seite App-Registrierungen wird angezeigt.
4. Klicken Sie in der angezeigten Tabelle App-Registrierungen auf die Anwendung, die Sie im Abschnitt Anwendung in Microsoft Azure registrieren erstellt haben.

   

   App-Registrierung auswählen

5. Die entsprechende Seite für die App-Registrierung wird angezeigt.
6. Um die Berechtigungen für die registrierte App anzuzeigen, klicken Sie im Menü auf API-Berechtigungen.

   

   API-Berechtigungen auswählen

7. Um die Berechtigung für Dynamics 365 Business Central hinzuzufügen, klicken Sie unter dem Bereich Konfigurierte Berechtigungen auf die Option Berechtigung hinzufügen.

   

   Neue API-Berechtigung hinzufügen

8. Das Fenster API-Berechtigungen anfordern wird angezeigt.

   

   API-Berechtigung für Dynamics 365 Business Central einrichten

9. Klicken Sie auf die API Dynamics 365 Business Central.
10. Wählen Sie für die Berechtigungsart Delegierte Berechtigungen aus.
11. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Berechtigung Financials.ReadWrite.All.

    

    Berechtigung Financials.ReadWrite.All hinzufügen

12. Klicken Sie auf Berechtigungen hinzufügen.
13. Sie haben die Berechtigung für Dynamics 365 Business Central erteilt. Diese wird unter dem Bereich Konfigurierte Berechtigungen in Ihrer App-Registrierung angezeigt.
14. Um die weiteren erforderlichen Berechtigungen (Sharepoint) hinzuzufügen, klicken Sie im Bereich Konfigurierte Berechtigungen auf Berechtigung hinzufügen.

    

    Neue API-Berechtigung hinzufügen

15. Klicken Sie auf die API Sharepoint.

    

    API-Berechtigung für Sharepoint einrichten

16. Wählen Sie für die Berechtigungsart Delegierte Berechtigungen aus.
17. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Berechtigung AllSites.Manage.

    

    Berechtigung AllSites.Manage hinzufügen

18. Klicken Sie auf Berechtigungen hinzufügen.
19. Sie haben die Berechtigung für Sharepoint erteilt. Die Berechtigungen für Dynamics 365 Business Central und Sharepoint werden unter dem Bereich Konfigurierte Berechtigungen in Ihrer App-Registrierung angezeigt.
20. Um die weiteren erforderlichen Berechtigungen (Microsoft Graph) hinzuzufügen, klicken Sie im Bereich Konfigurierte Berechtigungen auf Berechtigung hinzufügen.

    

    Neue API-Berechtigung hinzufügen

21. Klicken Sie auf die API Microsoft Graph.

    

    API-Berechtigung für Microsoft Graph einrichten

22. Wählen Sie für die Berechtigungsart Delegierte Berechtigungen aus.
23. Aktivieren Sie unter dem Bereich Files das Kontrollkästchen für die Berechtigung Files.ReadWrite.All.

    

    Berechtigung Files.ReadWrite.All hinzufügen

24. Zusätzlich zur Berechtigung Files.ReadWrite.All, scrollen Sie zur Berechtigung Sites und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Berechtigung Sites.Read.All.

    

    Berechtigung Sites.Read.All hinzufügen

25. Klicken Sie auf Berechtigungen hinzufügen.
26. Sie haben die Berechtigung für Microsoft Graph erteilt. Die Berechtigungen für Dynamics 365 Business Central, Sharepoint und Microsoft Graph werden unter dem Bereich Konfigurierte Berechtigungen in Ihrer App-Registrierung angezeigt.

    

    Alle erforderlichen API-Berechtigungen zur Anbindung von Sharepoint über BEYOND CloudConnector in Microsoft Azure

Sie haben alle erforderlichen Berechtigungen zur Anbindung von Sharepoint über BEYOND CloudConnector hinzugefügt.

Dynamics 365 Business Central	Microsoft Graph	Sharepoint
• Financials.ReadWrite.All	• Files.ReadWrite.All	• AllSites.Manage
	• Sites.Read.All
	• User.Read

Zugriffsdaten vorbereiten

Um Ihnen die Einrichtung zu erleichtern, haben wir eine PDF-Datei für Sie vorbereitet. In der PDF-Datei werden Informationen aus Microsoft Azure (z.B. Anwendungs-ID, Zugriffstoken usw.) zwischengespeichert, die Sie später für die Einrichtung in Business Central benötigen.

Bitte laden Sie die Datei unter dem nachfolgenden Link herunter:
Download PDF-Datei herunterladen

Öffnen Sie die PDF-Datei nach dem Download und fahren Sie mit den nachfolgenden Abschnitten fort:

• Anwendungs-ID (Client) kopieren
• Geheimen Schlüssel erzeugen und kopieren
• Autorisierungs-URL kopieren
• Weiterleitungs-URL erstellen und kopieren
• Zugriffstoken-URL kopieren

Anwendungs-ID (Client) kopieren

In diesem Unterabschnitt wird beschrieben, woher Sie die Information Client-ID für die Einrichtung von BEYOND CloudConnector in Business Central erhalten.

1. Öffnen Sie die Webseite für Microsoft Azure http://www.portal.azure.com/ und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie in der Menüleiste von Microsoft Azure auf den Menüpunkt App-Registrierungen.

   

   App-Registrierungen

3. Die Seite App-Registrierungen wird angezeigt.
4. Klicken Sie in der angezeigten Tabelle App-Registrierungen auf die Anwendung, die Sie im Abschnitt Anwendung in Microsoft Azure registrieren erstellt haben.
5. Klicken Sie in der Menüleiste auf Übersicht.
6. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Wert Anwendungs-ID (Client). Es wird ein Symbol eingeblendet, dass es Ihnen ermöglicht, den Wert in den Zwischerspeicher zu kopieren.

   

   Anwendungs-ID (Client) kopieren

7. Fügen Sie den Wert in der PDF-Datei unter dem Feld Client-ID ein.

Geheimen Schlüssel erzeugen und kopieren

In diesem Unterabschnitt wird beschrieben, wie Sie einen neuen geheimen Schlüssel in Ihrem Microsoft Azure erzeugen. Der geheime Schlüssel (auch Client Secret genannt) ist erforderlich, um die Verbindung zu Sharepoint abzusichern und sich zu authentifizieren.

Um einen geheimen Schlüssel zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wenn Sie die Webseite für Microsoft Azure noch nicht geöffnet haben, klicken Sie auf den nachfolgenden Link und melden Sie sich an: http://www.portal.azure.com/.
2. Klicken Sie in der Menüleiste von Microsoft Azure auf den Menüpunkt Zertifikate & Geheimnisse.

   

   Zertifikate und Geheimnisse

3. Wählen Sie aus der Menüleiste Neue geheimer Schlüssel aus.
4. Geben Sie unter dem Feld Beschreibung einen Namen für den Schlüssel ein (beispielsweise BEYOND CloudConnector).
5. Definieren Sie unter dem Feld Gültig bis die Gültigkeitsdauer des Schlüssels. Wir empfehlen, die Gültigkeitsdauer mit 12 Monate anzugeben. Beachten Sie, dass nach Ablauf dieses Zeitraums/Datums ein neuer Schlüssel erzeugt werden muss.

   

   Neuen Schlüssel hinzufügen

6. Um den Schlüssel zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen.
7. Der neue geheime Schlüssel wird zur Seite Zertifikate & Geheimnisse hinzugefügt.

   

8. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den angezeigten Wert unter der Spalte Wert. Es wird ein Symbol eingeblendet, dass es Ihnen ermöglicht, den Wert in den Zwischerspeicher zu kopieren.
9. Kopieren Sie den Wert.
10. Fügen Sie den Wert in der PDF-Datei unter dem Feld Client-Secret ein.

Note

Geheimer Schlüssel werden nur unmittelbar nach Erstellung angezeigt
Der angezeigte Wert für den geheimen Schlüssel wird nur in dieser Session angezeigt. Wenn das Browserfenster geschlossen wird oder Sie sich abmelden, wird der Wert unkenntlich gemacht und kann nicht mehr kopiert werden. Sie benötigen den Wert des Schlüssels für die Anbindung von Sharepoint/Beyond CloudConnector zu Microsoft Dynamics 365 Business Central (siehe Abschnitt CloudConnector in Business Central anbinden).

Autorisierungs-URL kopieren

In diesem Unterabschnitt wird beschrieben, woher Sie die Information Autorisierungs-URL für die Einrichtung von BEYOND CloudConnector in Business Central erhalten.

1. Öffnen Sie die Webseite für Microsoft Azure http://www.portal.azure.com/ und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie in der Menüleiste von Microsoft Azure auf den Menüpunkt App-Registrierungen.

   

   App-Registrierungen

3. Die Seite App-Registrierungen wird angezeigt.
4. Klicken Sie in der angezeigten Tabelle App-Registrierungen auf die Anwendung, die Sie im Abschnitt Anwendung in Microsoft Azure registrieren erstellt haben.
5. Klicken Sie in der Menüleiste auf Übersicht.
6. Klicken Sie in Microsoft Azure unter der Übersicht zu der registrierten Anwendung BEYOND CloudConnector in der Menüleiste auf Endpunkte. Die Autorisierungs-URL setzt sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen:
   https://login.microsoftonline.com/ihre-tenant-id/oauth2/v2.0/authorize

   

   Autorisierungs-URL speichern

7. Kopieren Sie aus Microsoft Azure den Feldwert für OAuth 2.0-Autorisierungsendpunkt (v2) und fügen Sie diesen in der PDF-Datei in das Feld Autorisierungs-URL ein.

Weiterleitungs-URL erstellen und kopieren

In diesem Unterabschnitt wird beschrieben, woher Sie die Information Weiterleitungs-URL für die Einrichtung von BEYOND CloudConnector in Business Central erhalten.

1. Öffnen Sie die Webseite für Microsoft Azure http://www.portal.azure.com/ und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie in der Menüleiste von Microsoft Azure auf den Menüpunkt App-Registrierungen.

   

   App-Registrierungen

3. Die Seite App-Registrierungen wird angezeigt.
4. Klicken Sie in der angezeigten Tabelle App-Registrierungen auf die Anwendung, die Sie im Abschnitt Anwendung in Microsoft Azure registrieren erstellt haben.
5. Klicken Sie in der Menüleiste auf Authentifizierung.
6. Klicken Sie auf Plattform hinzufügen.

   

   Weiterleitungs-URL erstellen

7. Es wird ein Fenster angezeigt. Wählen Sie für die Plattform aus den Optionen Web aus.
8. Fügen Sie in das Feld Umleitungs-URIs den nachfolgenden Link ein. Ersetzen Sie im Link Ihre Tenant-ID und den Enviroment-Namen.
   https://businesscentral.dynamics.com/ihre-tenant-id/environment-name?page=70838577.
9. Kopieren Sie die Weiterleitungs-URL in die PDF-Datei unter dem Feld Autorisierungs-URL.
10. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Optionen Zugriffstoken und ID-Token.
11. Um die Weiterleitungs-URL zu erstellen, klicken Sie auf Konfigurieren.

    

    Weiterleitungs-URL erstellen

Zugriffstoken-URL kopieren

In diesem Unterabschnitt wird beschrieben, woher Sie die Information Zugriffstoken-URL für die Einrichtung von BEYOND CloudConnector in Business Central erhalten.

1. Öffnen Sie die Webseite für Microsoft Azure http://www.portal.azure.com/ und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie in der Menüleiste von Microsoft Azure auf den Menüpunkt App-Registrierungen.

   

   App-Registrierungen

3. Die Seite App-Registrierungen wird angezeigt.
4. Klicken Sie in der angezeigten Tabelle App-Registrierungen auf die Anwendung, die Sie im Abschnitt Anwendung in Microsoft Azure registrieren erstellt haben.
5. Klicken Sie in der Menüleiste auf Übersicht.
6. Klicken Sie in Microsoft Azure unter der Übersicht zu der registrierten Anwendung BEYOND CloudConnector in der Menüleiste auf Endpunkte. Die Zugriffstoken-URL setzt sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen:
   https://login.microsoftonline.com/ihre-tenant-id/oauth2/v2.0/token

   

   Zugriffstoken-URL speichern

7. Kopieren Sie aus Microsoft Azure den Feldwert für OAuth 2.0-Token-Endpunkt (v2) und fügen Sie diesen in der PDF-Datei in das Feld Zugriffstoken-URL ein.

Note

Ressourcen-URL
Die Information Ressourcen-URL wird vom System automatisch beim Erstellen der Cloud-Anwendung ergänzt.

CloudConnector mit Sharepoint in Business Central anbinden

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Sharepoint über Beyond CloudConnector in Microsoft Business Central anbinden.

Um Sharepoint über die Extension Beyond CloudConnector in Microsoft Dynamics 365 Business Central anzubinden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihr Business Central und die PDF-Datei mit den gesammelten Daten.
2. Rufen Sie aus dem Rollencenter die Suchfunktion auf (ALT+Q) .
3. Suchen Sie nach der Seite Cloud Anwendungen und klicken Sie auf das entsprechende Suchergebnis.
4. Die Seite Cloud Anwendungen wird angezeigt.
5. Um Sharepoint an ihr Business Central anzubinden, klicken Sie in der Menüleiste auf Neu.
6. Die Seite Cloud Anwendung wird angezeigt.

   

   Sharepoint in Business Central anbinden

7. Geben Sie im Feld Code den Wert Sharepoint an.
8. Die Information Ressourcen-URL wird automatisch vom System ergänzt.
9. Im Feld Anwendungsart wählen Sie aus dem Dropdownmenü den Wert Sharepoint aus.
10. Im Feld Beschreibung können Sie eine Beschreibung für die neue Cloud-Anwendung eingeben.
11. Über den Schieberegler Dateilöschung erlaubt steuern Sie, ob in der Cloud gespeicherte Dateien über Business Central gelöscht werden können.
12. Öffnen Sie die PDF-Datei mit den gespeicherten Daten. Die PDF-Datei und die Daten haben Sie bereits in dem Abschnitt Zugriffsdaten vorbereiten erhoben.
13. Kopieren Sie die Daten aus der PDF-Datei und fügen Sie diese auf der Seite Cloud Anwendung unter dem Register Sharepoint ein.
14. Wenn Sie die Daten eingetragen haben, klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Laufwerk auswählen.
15. Es wird ein Fenster eingeblendet. Wählen Sie die Sharepoint-Webseite (Dokumentenbibliothek in Sharepoint) aus, mit der Sie sich verbinden möchten.

    

    Abbildung: Webseite auswählen

16. Klicken Sie auf OK.

Sie haben Ihren Sharepoint an Microsoft Dynamics 365 Business Central angebunden.
Für eine vollständige Einrichtung müssen Sie noch die Tabellen definieren, auf denen die Dropzones zur Ablage von Dateien aus Business Central in Sharepoint angezeigt werden sollen. Weitere Informationen zur Einrichtung von Dropzones erhalten Sie unter dem Kapitel Dropzone einrichten.

Sie können auch eine automatische Berichtsarchivierung einrichten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem Kapitel Berichtsarchivierung einrichten.